从国际标准化组织(ISO)发布质量管理体系标准到现在,管理体系的导入、建设、融入和等同转换已经走过30多个年头。纵观30余年管理体系标准变化和管理体系导入、建设的跨越式发展,管理体系建设已经更多地体现为导入组织的共享性、管理入门的引导性、管理工具的兼容性、管理手段的互融性和大众化的基础管理普惠性特征。管理体系建设已经成为各类型组织生存、发展的基本需求,管理体系建设生态也随之演变为多方参与、共享共存的利益化格局。而且,随着国家高质量发展,中国由质量大国向质量强国的转化提升,赋予管理体系建设更加丰富多彩的生态环境和需求,吸纳更多致力于管理体系建设的相关方参与。为此,需要作为管理体系建设的资深从业者认真把握管理体系的建设方向,识别管理体系建设生态需求,关注参与相关方对管理体系建设的诉求。
管理体系建设生态需求及相关方
第一,管理体系建设在新形势下应当回归初心,以自愿性导入为主流,摒弃市场化的利益驱动,坚守助力管理提升的管理体系建设底线。
第二,从政策环境中寻求对管理体系建设的支撑力量,从中小微组织的导入入手,强化基础组织的管理体系导入和建设,助力已经完成管理体系初期建设组织的管理提升,提振具有管理体系建设成效组织的深度融合。
第三,帮助具备基础管理体系建设形态的组织识别更多的适用性、适宜性管理体系标准,建设具有顶层设计架构的一体化标准化管理体系。
第四,进一步完善组织中各种资质、资格与管理体系在实施运行中的互补,减少和降低各种资质、资格以及管理体系建设存在的各自为政、自成体系造成的资源消耗和浪费。
第五,以第三方认证机构规范化、程序化建设为依托,以职能部门深入开展管理体系建设溯源监管为抓手,以自愿性导入管理体系建设组织的管理提升初衷为基础,真正营造全方位、多层次、有深度的管理体系建设生态。同时,各个层次职能管理部门和人员,应当以服务为导向,以监管为工具,以助力管理体系建设为目标,以提高管理体系建设相关方参与积极性、能动性为己任,在提升自我参与能力的前提下,创建管理体系建设生态环境,形成参与相关方共建、共治、共享的生态。
管理体系建设生态维度及边界识别
作为自愿性参与的管理体系建设,涉及的行业生态应该是以自愿性为核心,所有关联的组织和个人均是相关方。因此,管理体系建设的生态需要从3个层面去识别、剖析并考虑其生态管理的维度:
其一是核心层面的管理体系建设组织本身,应以自愿性的特征切入体系建设的规范性、符合性、适宜性和融合度,以自身的自律、自审、自我评价维护生态的初始状态。
其二是管理体系建设的辅助组织和咨询人员。这是自愿性管理体系导入组织是否真正达成体系建设初期愿望和预期需要的重要环节,是管理体系导入组织最终是否让管理体系标准融入组织运营管理的重要相关方。从导入组织获得证书初衷到组织各种管理工具融合,都需要在这个层面去进行梳理、策划、设计、搭建和实施,以期提高对体系标准的熟悉程度并对导入组织的专业和行业认知加以引导,从而辅助导入组织搭建符合管理体系标准的管理体系架构和运行程序。
其三是能够达成管理体系建设结果的认证机构。作为第三方的认证机构和从业人员,从事的是对行业及管理体系导入组织构建管理体系符合管理体系标准的审核认定工作,是整个行业生态健康的守护神,其合规性的运作和从业资格人员的责任心、使命感是行业生态维护的必要条件,同时,第三方认证组织的内部生态合规性又促使从业资格人员践行认证准则、履行合规义务,从而形成管理体系建设生态的闭环。
以上3个层面的管理体系建设的良性生态维度可以决定各个维度的认同边界和让步边界,其核心就是自愿性管理体系建设导入组织必须对其建设过程的选择负责。首先,管理体系建设的初始想法和愿望必须具有符合法理的初衷,不能通过违反认证规则的行为获得管理体系建设的认证证书;其次,需要选择具有一定管理体系建设从业经验、具有符合组织自身专业特性、对管理体系标准认知度较高、对组织管理体系建设辅导和咨询认真负责的服务机构或者人员;最后,需要选择具有国家认可、在认证行业有一定知名度、从业团队有专业工作经历、现场审核小组有敬业精神的第三方认证机构。
管理体系建设组织以获得管理体系证书作为首要目的,通过辅导咨询构建管理体系标准的符合性体系,通过第三方认证机构的标准符合性审核,达成持续改进、提升管理的渐进性导入模式是行业可以整体让步放行的边界,所以针对管理体系建设的生态治理或者说监管,需要去真正理解管理体系建设生态圈的内涵和本质特征。
但是,对于第三方认证机构在管理体系建设生态中的认同边界和让步边界都只能是在认证认可的规则之下,按照各个管理体系认证服务流程去严格执行,这是行业的底线和红线,也是行业健康、良性发展的基本保障。
所以,对管理体系建设生态的治理或者监管,其核心就是围绕第三方认证机构的合规性管理开展工作。
管理体系建设的生态治理路径探索
从2015版质量管理体系标准开始,管理体系系列标准正式进入顶层设计的构建模式,各个国家在等同等效的国标转换中,也采用同一模式进行标准发布,从而确保了管理体系标准在国家层面与国际标准的一致性,也为管理体系建设能够得到国际互认奠定了基础,为后续探索管理体系建设的生态治理路径创造了条件。
无论是从管理体系建设的生态维度考量,还是从管理体系建设的生态边界摸索,或者进一步从管理体系建设的融合纵深进行渗透思考,我们均可以发现:自愿性管理体系建设所体现的初衷是“自愿性”,而管理体系建设成果则需要认可条件下的第三方认证机构的认证确认,并非自愿性管理体系建设组织能够进行自我彰显。所以,针对管理体系建设的生态治理,应当重点关注认可条件下的第三方认证机构运行合规性和认证结果的符合性。
为此,本文建议按照以下几个方面探索开展生态治理路径:
其一,以管理体系建设产业链的自律自审作为生态治理基础。无论是管理体系建设组织、咨询服务组织和个人、第三方认证机构,还是行业协会及主管部门或者是行业生态监管机关,都应该树立管理体系“自愿性”导入主线,以持续改进的思维,将各自涉及管理体系的工作过程融入管理体系建设之中,对待管理体系建设产业链的各个链条节点,认真做好自律约束,以内部审核机制进行自我评价,充分审视各自对产业链上下游生态的影响。
其二,以生态强基和维度拓展渗透夯实管理体系建设基础。作为管理体系建设的自愿性组织,应当在“师傅领进门,修行靠自身”的原则下,通过咨询组织的引导、辅助完成管理体系建设,同时也可以在自我领悟中开展管理体系建设工作。其目标就是让管理体系标准融入组织的经营管理活动、渗透组织全部工作的管理节点,实现全过程、全流程的融合,真正夯实管理体系建设组织的体系运行基础。
其三,采用大数据同质比对、周期内溯源追踪的方式,治理管理体系建设组织和第三方认证机构对管理体系建设生态的不良影响。按照目前对第三方认证机构人员采用“认证到”模式的打卡监管和对第三方机构按照“双随机、一公开”的监管,以及对管理体系建设组织各种强制性检验、检测、计量和资质人员数量匹配的渗透性检查,在一定程度上规范了获得管理体系证书组织和第三方认证机构及人员的行为,量化了在管理体系建设过程中的时间参数和强检频率、频次,但是并没有从管理体系建设整体质量提升上助推行业的高质量发展,从而迫切需要我们从生态圈层中去寻求治理路径。因此,借鉴认证认可对第三方认证机构存档管理体系认证档案电子数据要求,进行同一机构同一管理体系样本周期的记录比对,针对比对异常样本开展周期内溯源追踪,才能真正使管理体系建设组织在建设过程中,参与其中、融入其中,让管理体系标准与组织运行融合,让第三方认证机构的审核活动记录真正再现管理体系建设组织的过程状态,让建设方和认证机构为管理体系建设开展相关工作,落实标准赋予的持续改进,保障管理体系建设大军获得高质量发展机会。
其四,充分运用职能监管的赋能机制。从认证认可行业高质量可持续发展的态势要求看,虽然《认证认可条例》赋予各个省级行政职能部门监管责任,但是适度调度管理体系建设相关方的力量,借助经过培训的属地资深注册审核人员的经验,形成管理体系建设生态治理合力,才能形成共建共治的良好氛围。
构建管理体系建设的良好生态
无论是国家、行业还是企业的“十四五”规划发展战略,都为在新时代、新征程的高质量发展进行管理赋能,作为高质量发展的基础环节,管理体系的建设更需要良好的行业生态环境支撑,所以构建新时期管理体系建设良好生态就成了助推认证认可行业发展的基础。为此,构建具有自律自审、合规有序生态,同心互助、对标对表生态,提质强基、标管融合生态为特征的良好生态就成了必须。
作为管理体系建设生态的参与组织和个人,均应当把自律意识放在从业工作的首位,从我做起、从本职工作做起,合规开展管理体系建设,规范有序推动管理体系建设的高质量发展。
行业标准化、企业标准化带给管理体系建设组织一体化的顶层设计,而且共同的高质量发展愿望也使得众多行业企业组织可以借鉴他山之石,通过标准对照和行业发展前沿观摩学习,达到自我发展的深度融合提升的目的。
行业应充分利用市场监管在组织建设中的地位和市场过程监管的作用,引导组织建设初期的管理体系基础搭建,协同认证机构共同辅导、培训管理体系的内部管理人员,为组织发展过程中对管理体系建设需求奠定基础、强化动能,为管理体系建设的成熟组织搭建管理体系标准和管理工具融合、提升的通道,从而让管理体系建设组织具备管理体系建设的获得感、管理体系融合的体验感、管理提升的成就感,让管理体系建设生态健康运行,才能真正实现助力国家质量强基的目标。
来源:《中国认证认可》杂志 2023年第11期