荐读 | 认证机构审核档案数字化路径及作用探析

　　认证机构中的审核档案是最核心、具有史料价值的材料，这些审核材料可以还原审核现场、追溯审核历史轨迹，从最初的认证项目受理到最后批准发证到最后的审核材料归档，审核档案都会一一展现，承载着凭证和参考的重要作用。

　　认证机构审核档案的发展历程，它经历了从纸质审核档案到电子审核档案的发展阶段，暨从纸质的实物保存到利用计算机技术的电子信息化存储，并从有限空间的移动硬盘存储转化到无限空间的云存储;同时伴随着信息技术的高速发展，即电子化、智能化、网络化的突飞猛进，推动并激发了认证审核档案向着数字化的方向发展。

　　档案数字化是指利用数字方法、工具、技术等应用于审核档案资源，并使审核档案以数字形式呈现给利用者，从而实现利用者的沉浸式审核体验以及发挥审核档案价值功能的过程;同时，实现审核档案的活化利用，满足审核知识传播和参考需求的目的，最终为借阅者提供高效利用。

　　本文结合全球信息化对云存储环境下的认证审核档案进行数字化的实施路径及作用进行探析。

　　审核档案实施数字化的路径

　　1.制定认证机构相关数字化的审核档案管理制度

　　认证机构应结合行业特点与自身的实际情况，从审核档案的形成过程：项目受理——合同评审——审核策划——审核安排——现场审核——认证评定——颁发证书以及后续的监督/专项等类型的审核的各个环节的角度，提出认证业务流程系统中电子文件归档的相关制度，同时结合业务流程中审核档案的文件格式、文件名称、文件目录等规则，制定规范数字签名相关认证制度，同时与第三方数字认证相关机构合作，签署备案相关数字化公章、数字化签名等备案业务，并将数字化全面应用在电子审核档案转换数字化审核档案的各个环节、各个流程直到最后归档环节等，同时制定出合理、有效、安全、可靠的数字化审核档案管理制度，以便为后续开展机构审核档案数字化奠定坚实的基础和相应的技术支撑。

　　2.利用审核档案数字化相关制度规范电子档案的形成过程

　　根据认证机构的行业特点，从认证审核流程中涉及的各个环节，以去中心化的区块链形式进行模块化管理，即从源头上进行归档控制，而不仅仅是在归档收集的环节进行管理，以便于安全可靠地对电子文件进行输出，确保电子文件资料及时生成并归入相应区块中的归档文件夹中，最后将各环节的区块链文件模块进行整体链接串联，形成完整、有效且安全的整套审核档案管理文件夹，点击一键归档，即可进入无限存储的云空间进行审核档案的电子化管理，为审核档案实现数字化转换提供数据源保障。

　　3.对认证机构中的认证管理系统进行应用性摸索升级

　　审核档案元数据作为电子档案管理的核心内容。可以说审核档案的准确、完整、有效性，以及提供利用都具有十分重要的作用，所以认证管理系统必须依托相关数字化管理制度以及本机构自己的实际情况进行相应升级，并对升级后的审核档案进行统一格式化处理，同时审核档案要实现人性化服务，还需要充分考虑和利用好与审核档案利用者的需求之间的关系，并树立数据化思维意识、风险思维意识、审核思维意识，形成认证管理系统的大数据库思维，使数据赋能于智能化的档案服务，以在此基础上提出全方位、全链条的档案管理服务利用的模式;生成带有电子签名后且不可更改的电子文档进行存储管理，以确保审核档案的真实性、可靠性、完整性;为实现认证机构全面、系统、主动、智能监督提供新的审核档案数字化的发展方向。

　　审核档案实施数字化的作用

　　1.有利于优化和提高认证机构审核档案管理工作的流程和质量

　　结合档案学的专业知识应用于认证机构中审核档案的管理工作的流程大致分为：档案的收集、整理、编目、鉴定和统计、开发利用、档案编研、档案的保管等。基于此，借助认证管理系统的智能化，对审核档案信息进行数字化获取、感知、互通、挖掘与尝试进行系统统计分析，通过智能观察、提取分析，应用认证审核档案服务流程的多途径、多领域，实现审核端口与申请认证组织端口共享的一站式的数字化服务，同时借助区块链的形式，将审核档案数字化资源共享在认证机构管理平台上，这样有利于认证机构审核档案管理资源的传承和共享，并促使档案信息资源开发利用向智能化、数据化共享互通的方向发展，更好地为档案信息资源的开发和利用提供支撑，提高了审核档案管理工作的质量。

　　2.有利于推动认证机构审核档案编研工作顺利开展

　　档案编研工作是审核档案进入归档阶段后，对档案信息进行集中、研究、编辑、加工以使其更适合审核利用的形式，运用数字化的转换方式，对编研成果进行汇编，形成机构内的宝贵资料，即是将机构内经验丰富的审核前辈的审核思路转化为无形审核资产，适时进行内部开放，可帮助新进的审核人员提高审核管理水平，拓宽审核思路，积累审核经验。可以说，更好地发挥档案数字编研的作用，将大大推进机构对审核档案数据价值的深度挖掘和应用工作的顺利开展。

　　3.有利于全面推动审核档案数字化工作全面铺开

　　随着大数据处理时代的不断发展，数据分析、数据挖掘、以数字化为主题的审核档案科研课题、数字化审核档案案例汇编，以及审核技能管理知识等都会以数字化的方式展现给档案利用者，数字化已深入各行各业，机构要顺应数字化发展的大趋势，抓住档案信息的数字化规律，从中找出可以挖掘的数字信息资源，档案管理人员也应与时俱进，转变思维，积极创新，学习各类管理知识、信息化知识、电子化知识、数字化知识，共同为推动机构的审核档案管理数字化全面展开做出贡献。

　　来源：《中国认证认可》杂志 2023年第10期