为什么要进行管理评审？

管理评审是最高管理者为评价管理体系的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。通常情况下，已建立管理体系的组织会定期组织管理评审活动。近日，美国质量学会认证机构认可委员会（ANAB）发布了一篇讨论管理评审的文章。文章就管理评审策划、管理评审中的趋势分析以及管理评审输出的处理方式等提出了看法。

为什么要进行管理评审？

如果没有导航设备，你会不会穿越海洋？一个小小的错误就有可能会导致严重偏离航线而错过最终目标。在管理体系运行过程中，管理评审就是这样一枚“导航器”，可确保机构的运作目标和认可标准的要求得到满足。

许多认可相关标准都包含了对管理评审的要求，但是有些机构仅仅将管理评审要求视为每年核对清单的任务，而忽略了这个管理工具的重要意义。在认可评审活动中，每年与管理评审相关的不符合项都会出现在不符合项清单的前十名，其实，这些不符合项都是可以通过进行良好的管理评审策划而避免的。

一、管理评审策划

机构应根据其自身需求策划管理评审活动。可以每年以年会的形式召开，也可以一年举行多次，要求是评审会议要覆盖所有的管理评审输入和输出，并保存相关记录。如果策划定期召开较短的管理评审会议，也可以针对某项具体的输入内容进行更加深入的讨论和分析，并对之前会议确定的输出进行评审，以清楚地表明机构在实施管理体系变更或改进时的方向。无论机构选择哪种方式，都应建立程序或模板，来确保管理评审的所有必需要素均已完成评审并记录。

管理评审是一个强大的工具，可推动管理体系的改进和运行。如果发现潜在的差距或风险，可采取措施来推动内部改进、降低风险或捕捉潜在的市场机会。

二、管理评审中的趋势分析

在实施管理评审时，对输入内容进行趋势分析是非常重要的。例如，机构可能会注意到在过去的一年里收到了 12 起投诉，那这些投诉属于哪些类别？是否存在一种可以采取行动的趋势？如果大多数投诉与处理时间有关，那么可能会针对这个问题采取相关改进措施。同样的原则也适用于其他管理评审输入，例如：

•  与机构相关的内外部变化；

•  目标的实现情况；

•  方针和程序的适宜性；

•  以往管理评审措施的实施状态；

•  内部/外部审核的结果；

•  纠正措施的状况；

•  来自客户和员工的反馈；

•  工作量和工作类型的变化；

•  风险识别。

以上是可以利用趋势分析以帮助实现重大改进的几部分内容。

三、使用 SMART 目标进行管理评审

管理评审的关键步骤是确定输出，以作为推动改进的工具。一种方法是为每个输出确定SMART目标：

•  Specific：识别明确具体任务。

•  Measureable：如何对任务进行衡量？

•  Accountable：谁负责完成和/或参与执行任务？

•  Realistic：任务是否切合实际，能否实现目标？

•  Time：任务何时完成，是否有时间要求？

以这种方式处理输出，可以帮助机构跟踪管理评审期间确定的措施落实的进展，确保这些措施不会被忽视。

四、管理评审的重要性

管理评审可始终确保机构的管理体系在满足管理和目标相关要求方面，具有持续的充分性和有效性。定期跟踪输出措施的落实情况，可确保按计划实施改进。